Zie deze pagina Klik hier om meer te weten te komen
Waarom niet hier checken pillen-zonder-voorschrift.com
Home » Artikelen » ‘Laat zien dat je de situatie onder controle hebt’
Communiceren in het oog van de storm

‘Laat zien dat je de situatie onder controle hebt’

Auteur: Jaan van Aken

Bij een calamiteit staat de school volkomen onverwacht volop in de belangstelling, zowel bij medewerkers, leerlingen en ouders als in de pers en op sociale media. Daar moet je als school snel en adequaat op reageren. Hoe leid je de in- en externe communicatie in goede banen?

‘Seksfilmpje minderjarige leerlinge Varendonck online’ kopte het Eindhovens Dagblad op 10 oktober. Een exvriendje stuurde een seksfilmpje van een meisje naar een paar jongens, en via via bereikte het ook leerlingen van het Varendonck-College in Someren, waar het meisje op school zit. Directeur Peter Tijs was verbaasd dat dit nieuws was. “Dit gebeurt denk ik op elke middelbare school in Nederland. Wij hebben er twee á drie keer per jaar mee te maken. Daarnaast hebben we een verantwoordelijkheid voor de veiligheid en zorg van leerlingen op school, maar niet voor alles wat er privé gebeurt. Blijkbaar wordt toch direct de relatie naar de school gelegd.” Ondertussen ging het filmpje per Whatsapp rond, zat het meisje thuis en hingen ook de Telegraaf en PowNews aan de telefoon. Kortom, de school moest wel reageren.

Doordat het filmpje in anderhalve dag op beide locaties rondging, had het in de school kortstondig een enorme impact. “Dat heeft invloed op de lessituatie. We hebben een e-mail naar collega’s gestuurd over wat er aan de hand was en gezegd: merk je dat het in je klas speelt, besteed er dan aandacht aan door in gesprek te gaan. Leerlingen hebben we het filmpje laten verwijderen.” De afdelingsleider nam contact op met het meisje en haar ouders. Voor haar is een hulpverleningstraject gestart. “We hebben het voorval niet met alle andere ouders besproken om het verhaal niet groter te maken.”
 

7 zekerheden bij calamiteiten
1. Neem, hou regie in eigen hand
2. Benoem perswoordvoerder
3. Instrueer personeel t.a.v. spreken met de pers
4. Betrek MR waar mogelijk
5. Organiseer z.s.m. een persconferentie buiten de school (neutraal)
6. Geen pers bij bijeenkomsten ouders/leerlingen
7. Blijf bij onderwijsvisie/organisatiedoelstelling

Bron: AVS-training ‘Omgaan met de pers

Regie houden
Bij de communicatie rond een calamiteit is het zaak de regie in eigen hand te houden, zowel intern als naar de buitenwereld. “Zorg dat je daadkracht toont en laat zien dat je de situatie onder controle hebt”, zegt Tijs. “Geef aan dat je zorg hebt voor en meeleeft met het slachtoffer, hoe je het aanpakt en vertel welke preventieve acties je onderneemt om dit soort situaties te voorkomen.” Zo geeft het Varendonck- College samen met de wijkagent en een jongerenwerker voorlichting in klas 1 en houdt het jaarlijks thema-avonden voor ouders over sociale media.
“Het is belangrijk de lead te nemen in de communicatie bij een calamiteit”, merkt ook Mariëtte ten Oever, schoolleider van basisschool De Peppelaer in Haarlem. Een ouder meldde in mei van dit jaar dat een aantal kleuters grensoverschrijdend gedrag vertoonde. “Ouders vonden het zorgwekkend dat het thuis en op school mogelijk was dat enkele kinderen elkaars lichaam verkenden en tegen elkaar zeiden dat dit aan niemand mocht worden verteld. Daarom hebben we de speelhoeken in de klas tijdelijk weggehaald en een onderwijsassistent toegevoegd, zodat er meer ogen in de klas waren.” Ook communicatief reageerde de school snel: op donderdag was de melding en de dinsdag erna was er een ouderavond voor ouders van de betreffende kleuterklas met een arts van de GGD, die uitleg gaf. “Er is niet iets verschrikkelijks gebeurd, maar omdat er sprake was van druk – ze moesten het stilhouden – was het wel zorgelijk. Kleuters ontdekken de verschillen tussen jongens en meisjes en vinden dat super interessant. Ze snappen alleen niet altijd dat je niet aan elkaars geslachtsdelen komt, dat moeten volwassenen ze leren”, legt Ten Oever uit. Op woensdag bleek echter dat het gonsde van de geruchten op het plein. “Daarop hebben we een brief met de feiten naar alle ouders gestuurd. Via een ouder belandt de brief bij een journalist van het Haarlems Dagblad en die hing vervolgens aan de telefoon.”

Omgaan met pers
Belangrijk is dat je de pers een reactie geeft, vindt Tineke Snel. Zij geeft namens de AVS training aan schoolleiders over crisiscommunicatie vanuit haar jarenlange ervaring als onderwijsjournalist en voorlichter. “Een ongeschreven wet is dat het anders met je aan de haal gaat, een journalist moet met een verhaal terugkomen.” Tijs zegt: “Het slechtste wat je kunt doen is niet communiceren met journalisten. Dan heb je helemaal geen invloed meer.”
Zorg bij een calamiteit wel eerst de feiten op een rijtje te hebben alvorens naar buiten te treden, adviseert Snel. “Ga niet speculeren. Als je iets voor de vuist weg roept, wordt dat opgepikt.” Ten Oever, die vorig jaar de AVS-training volgde, bracht dat in de praktijk. “Ik heb de journalist teruggebeld toen ik mijn verhaal klaar had. De belangrijkste feiten had ik op een rijtje gezet en daar heb ik me bij gehouden.”

Omgaan met de pers: manage de calamiteit!
Na een ernstige calamiteit met een leerling of leraar kan uw school plotseling belaagd worden door journalisten. Tijdens deze AVS-training leert u hoe u zich daarop kunt voorbereiden aan de hand van actueel filmmateriaal, cameraoefening en zelf actief deelnemen in gefingeerde situaties. AVS-adviseur Ruud de Sain en communicatietrainer Tineke Snel reiken tips, tricks en tools aan voor contacten met de pers. 

Sociale media, iets voor uw school?
Hoe profileren we de school via Twitter en Facebook? Deze AVS-training kan uw school helpen een (aanvullende) visie te ontwikkelen en handvatten te creëren om sociale media gericht in te zetten. 

Bij een grote calamiteit is het praktisch een persconferentie te geven om veel media met hetzelfde bericht te bereiken. Benoem daarnaast een woordvoerder, zodat er een eenduidig verhaal naar buiten komt. Journalisten willen bij een calamiteit vaak ouders en leerlingen interviewen. “Je kunt aan het verschil in nuance in een tv-item zien of de journalist rechtstreeks ouders heeft benaderd. Zoek daarom zelf een ouder die mondig genoeg is en goed de voor- en nadelen afweegt”, tipt Snel. “Vraag of je het artikel voor publicatie mag lezen en spreek af of en waar in de school gefilmd en gefotografeerd mag worden. Je wilt niet dat de pers de hele school doorgaat.” Zie de calamiteit ook als een kans om je verhaal naar buiten te brengen, zegt ze. Tijs zag deze kans. “We konden laten zien hoe we hier preventief mee omgaan en hoe we de veiligheid op school waarborgen.”

Interne versus externe communicatie
Het grootste verschil tussen in- en externe communicatie is de omgang met privacygevoelige informatie. Tijs: “Je noemt naar buiten toe nooit namen. En trap niet in de valkuil dat je in de hectiek van crisiscommunicatie je eigen mensen vergeet.” Wees zowel in- als extern zo open mogelijk, zegt Menno van Duin, lector Crisisbeheersing bij het Instituut Fysieke Veiligheid/Politieacademie. “Het idee dat je alles kunt beheersen en orkestreren via traditionele media is achterhaald. Informatie die je intern verspreidt, komt via sociale media steeds vaker en sneller naar buiten.” Van Duin is medeauteur van het boek ‘Lessen uit crises en mini-crises 2013’, waarin ook twee onderwijscasussen staan: de dreiging van een schietpartij op een middelbare school in Leiden en de examenfraude op Ibn Ghaldoun in Rotterdam. “In Leiden werd zondagavond besloten de scholen maandag dicht te houden. Een kwartier na het besluit kreeg de burgemeester een bedankje van zijn zoon omdat hij via de sociale media hoorde dat hij de volgende dag niet naar school hoefde.”

Scholen zijn deels nog onwennig met het gebruik van sociale media, volgens Van Duin. “Je ziet bij alle soorten crisissen dat men altijd verrast is door de snelheid waarmee het nieuws zich verspreidt”, weet hij. Tijs van het Varendonck-College: “De rol van sociale media was bij ons gigantisch groot, vanwege de snelle en brede verspreiding. Tegelijkertijd zorgt die snelheid er ook voor dat iedereen na twee, drie dagen weer overgaat tot de orde van de dag.”

Sparren
De woordvoerder bij een calamiteit, meestal de schoolleider, moet iemand zijn die makkelijk praat, duidelijk overkomt en goed bereikbaar is. “Gebruik geen vakjargon”, adviseert Snel. Doe geen dingen die je normaal niet doet, adviseert Van Duin. “Als je nooit interviews geeft, moet je je niet als de grote mediacommunicator opstellen. Probeer niet een boodschap in 140 tekens te vervatten als je normaliter niet twittert.” Schakel dan externe hulp in. “Huur een professionele woordvoerder in bij een grote calamiteit.”

Schoolleider Ten Oever had veel baat bij het door het bestuur ingestelde crisisteam dat standaard in actie komt bij calamiteiten. Het vaste groepje medewerkers bestaat uit een bestuurder, algemeen directeur, beleidsmedewerker en collega-schoolleiders, die de betreffende school(leider) bijstaan “Je kunt even sparren met vier, vijf collega’s die alles uit hun handen laten vallen. Dat is heel prettig, omdat het mensen zijn die eerder crises hebben meegemaakt.”

Hoe blikken Tijs en Ten Oever terug op de crisiscommunicatie op hun scholen? “Alle betrokkenen kijken er redelijk tevreden op terug”, zegt Tijs. De leerlinge uit het filmpje kwam een dag later weer naar school en vertelde samen met de afdelingsleider in de klas hoe het gegaan was. “Daarna hebben wij gezegd: nu gaan we over tot de orde van de dag. Natuurlijk loopt zij een kras op door het gebeuren, maar in dit geval werkte het.” Ten Oever vindt dat ze het grensoverschrijdend gedrag goed hebben afgehandeld. “Het was wel heel stressvol, je krijgt alle emoties van ouders over je heen.” De schoolarts wees een aantal ouders op de mogelijkheid van traumaverwerking, daar is gebruik van gemaakt. “We hebben voor de zomer met de ouders uit de groep het jaar feestelijk afgesloten en na de zomervakantie hebben we er niets meer over gehoord.”

Meer weten?
‘Moet iedereen het weten?’ is een draaiboek voor de afhandeling van een crisissituatie rond seksuele intimidatie en seksueel misbruik op school voor besturen en directies in het po en vo. Ontwikkelingen op het gebied van internet en sociale media en escalaties als gevolg van overbezorgde ouders en opdringerige pers rondom crisissituaties zijn hierin meegenomen. www.ppsi.nl

 

 

Gepubliceerd op: 1 december 2014
Let op!
Dit artikel is meer dan vijf jaar geleden gepubliceerd en bevat wellicht incorrecte, onvolledige of ongeldige informatie.

Verschenen in

Doelgroep(en)

Primair onderwijs, Voortgezet onderwijs

 

Deel dit artikel

De jaartaak in het primair onderwijs (Nieuwe versie juni 2019)