Zie deze pagina Klik hier om meer te weten te komen
Waarom niet hier checken pillen-zonder-voorschrift.com
Home » Artikelen » ‘Je moet echt nadenken over wie je waar toegang toe geeft’
Schoolleiders op scherp door invoering avg

‘Je moet echt nadenken over wie je waar toegang toe geeft’

Auteur: Marijke Nijboer

Wat betekent de AVG voor onze school en onze werkwijze? De schoolleiders van het Delftse bestuur Librijn laten zich trainen door AVS-adviseur Jan Stuijver. Het schoolbestuur ontlast haar scholen op dit punt zoveel mogelijk. “De privacy is zo wat beter geregeld, maar al die extra inzet zie je niet terug in je bekostiging.”

Wat mag wel, wat niet meer? Wanneer vraag je ouders om toestemming? De schoolleiders die deelnemen aan de training zitten vol vragen, maar zijn duidelijk al langer bezig met het onderwerp privacy. “Voor de afscheidsfoto van groep 8 wil de fotograaf de contactgegevens van alle leerlingen hebben”, vertelt iemand. “Dat doen we niet. Ik benader zelf alle ouders.”
Een van de regels waar vragen over komen, is dat onderwijsgevenden alleen inzage mogen hebben in gegevens van leerlingen die er voor hen toe doen. Dat is wennen, zegt een schoolleider: “Je moet echt nadenken over wie je waar toegang toe geeft.” En hoe zit dat met een intern begeleider? Die mag alleen inzage hebben in de gegevens van de zorgleerlingen, maar als de ib’er een analyse wil maken van de opbrengsten van de school, moet hij of zij toch bij de gegevens van alle kinderen kunnen? Trainer Jan Stuijver: “Voor dit soort dilemma’s dien je zelf afwegingen te maken en oplossingen te bedenken. Als je het in het kader van goed onderwijs nodig vindt dat de ib’er alle gegevens inziet, kun je daar afspraken over maken en die communiceren met de ouders.”

Geen toestemming

Nog zo’n lastige kwestie: een leerling verlaat eind groep 8 de basisschool en zijn ouders zijn het oneens met het onderwijskundig rapport. Zij geven geen toestemming om dit te verstrekken aan de vervolgschool. Wat nu? Stuijver: “De directeur moet van elke leerling die de school verlaat een onderwijskundig rapport opstellen voor de ontvangende school. Je verstrekt het rapport en legt de ouders uit dat je hiertoe verplicht bent.”
Andere vragen gaan over beeldmateriaal. Leerlingen die bijvoorbeeld na schooltijd op het plein filmpjes opnemen en delen: is de school daar verantwoordelijk voor? Stuijver: “Tot vijftien minuten voor-, en vanaf vijftien minuten na schooltijd is dat geen zaak van de school.”
Schoolbestuur Librijn neemt haar scholen waar mogelijk werk uit handen. “Wij brengen momenteel de beleidsmatige kant op orde”, vertelt André van der Lelij, directeur financiën en bedrijfsvoering. “Het privacyreglement, de procedure voor datalekmeldingen; we gaan zorgen dat dat soort documenten en procedures vastgesteld worden. Als een school een datalek ontdekt, moet dat bij ons gemeld worden. Wij handelen het dan af met de Autoriteit Persoonsgegevens. We hebben een privacy statement gemaakt en gaan daarover brieven versturen aan de ouders en medewerkers. We sluiten ook alle verwerkingsovereenkomsten op bestuursniveau af.”

Kwartiermaker

Librijn heeft veiligheidsdeskundige Raymond Wannée voor een periode van negen maanden benoemd tot kwartiermaker en projectleider. Hij geeft op alle aangesloten scholen (vervolg)trainingen en maakt samen met elke school een risicoanalyse. Wannée heeft ook de rol van privacy/security officer op de scholen. Van der Lelij: “Ik hoop dat we daarmee op onze scholen alles redelijk op orde hebben, en dan alleen jaarlijks of tweejaarlijks de bewustwordingsprocessen hoeven te doorlopen.”
Wannée zoekt uit of het nodig is dat Librijn een externe functionaris gegevensbescherming aanstelt. Van der Lelij: “Mocht dat nodig zijn, dan kan dat wellicht gezamenlijk, bijvoorbeeld via inkooporganisatie Sivon.” Het bestuur koos ook voor samenwerking bij de aanstelling van veiligheidsdeskundige Wannée: deze werkt zowel voor Librijn als voor de Haagse Scholen. Beide besturen hebben hiervoor zelf geld vrijgemaakt en delen de kosten.
Van der Lelij: “Of wij de AVG als belastend ervaren? Zeker. Dit kost Raymond, het bestuur en de scholen tijd. Zelf ben ik er als beleidsverantwoordelijke zeker een aantal dagen per jaar mee bezig. De AVG is typisch zoiets dat de werkdruk verhoogt en waar je geen middelen voor krijgt. De privacy zal zo best een beetje beter geregeld worden, maar het kost extra inzet die je niet terugziet in je bekostiging.”
Stuijver heeft ondertussen nog wat tips voor de schoolleiders. “Zet de AVG regelmatig op de agenda: waar staan we? En vraag ouders in één keer toestemming voor de publicatie van beeldmateriaal voor meerdere activiteiten tijdens het schooljaar.”

AVS-adviseur Jan Stuijver verzorgt trainingen voor schoolleiders en -teams naar aanleiding van de AVG.
Meer informatie: helpdesk@avs.nl

Marc Briek, locatiedirecteur Eglantier Tanthof, Delft:

‘Noodzaak informatie delen goed uitleggen aan ouders’

“Door de training van de AVS krijg ik wel zin in die AVG. In de training van de kwartiermaker werken we met casussen; dan gaat het onderwerp echt leven. Ik wil ouders, ook degenen die standaard tegen het delen van informatie zijn, graag uitleggen dat wij met z’n allen zorgdragen voor de kinderen. De ene dag is deze leerkracht, de andere dag een collega betrokken bij een leerling. Dan is het belangrijk dat die ook bij de gegevens kan, om het kind goed te kunnen begeleiden.
Als locatiedirecteur heb je een voorbeeldrol. Ik denk dat men dat ook van mij verwacht. Als er een incident is geweest, wordt dat doorgaans aan de teamtafel besproken. Als we met elkaar eens zijn dat zoiets niet meer mag, moet ik ingrijpen als het toch gebeurt. Verder is het mijn rol om informatie te verstrekken en waar nodig dingen aan te passen. Eventueel zou de ib’er of ikzelf de rol kunnen krijgen om te bewaken dat iedereen zich aan de regels houdt. We moeten elkaar daarop kunnen aanspreken.
Ik vermoed dat de extra werkdruk door de AVG wordt overschat. Het is denk ik vooral een kwestie van wennen.”

Bianca Wijnolts, locatiedirecteur Montessorischool Jan Vermeer in Delft:

‘Gewoon een beetje beter nadenken’

“Je gaat beter nadenken over hoe je met gegevens omgaat. Op ons aanmeldformulier vragen we ouders bijvoorbeeld naar hun geloof en burgerlijke staat. Ik ga nadenken of ik die informatie wel nodig heb.
Ik heb de AVG-poster van Schoool.nl in de teamvergadering besproken en die hangt overal in ons gebouw. Memorysticks heb ik verbannen; we doen nu alles in de cloud met een beveiligd wachtwoord. Ik zal als locatiedirecteur datalekken registreren en doorgeven. En ik kom in actie als teamleden zich niet aan de AVG houden, bijvoorbeeld door gevoelige informatie te laten slingeren.
Onze ouders denken mee. Zij mailden begin dit schooljaar al: ‘Let op, die leerlingenlijst met gegevens van de kinderen kun je straks niet meer rondsturen’.
Het schoolbestuur moet ons als locatiedirecteuren prikkelen zodat we het juiste doen. Dat doen ze goed met deze gezamenlijke studiedag en de aanstelling van een kwartiermaker. De leerkracht moet zorgen dat deze bij groepsmails alle adressen in het bcc-vak zet, voorzichtiger worden bij het doorgeven van leerlinggegevens en de email afsluiten als ie de klas uitgaat.
De werkdruk zal wel even stijgen, totdat we alles op een rij hebben. Ik koop misschien nog een extra shredder, maar ben van die dure memorysticks af. Ik maak me niet zoveel zorgen. We moeten gewoon beter nadenken over welke gegevens we nodig hebben en zorgen dat die alleen bij degenen komen die ze echt nodig hebben.”

Wilco van der Maas, locatiedirecteur Delftse Daltonschool:

‘Goede ict-afspraken maken’

“Wij moeten met name op ict-gebied nog goede afspraken maken. Sommige leerlingen vragen bijvoorbeeld onze hulp om hun wachtwoord bij Google te veranderen. Het is dus handig dat wij een lijst met wachtwoorden hebben, ook om te kunnen zien of leerlingen met de juiste dingen bezig zijn. Maar mag je als leerkracht of school de wachtwoorden van je leerlingen weten? En hebben we daarvoor toestemming van de ouders nodig? Met dat soort vragen gaan we naar de kwartiermaker.
We spreken elkaar al aan op het laten slingeren van informatie. Ik zie het als mijn taak om de mensen hierop te wijzen.
Ik controleer ook of we aan de voorwaarden voldoen. Van het schoolbestuur verwacht ik dat zij inventariseert wat we collectief kunnen regelen. Ik denk aan de aanschaf van shredders, maar ook afspraken op ict-gebied en het informeren van ouders over nieuwe regels.
Ik verwacht geen extra werkdruk. Het bewustzijn over privacy moet wel groeien. En we zullen meer shredders kopen en ict-aanpassingen doen. Ik wil bijvoorbeeld de kopieermachine zo aanpassen dat je alleen nog kunt kopiëren met een persoonlijke code. Samen met het bestuur zal gekeken worden hoe we deze zaken bekostigen.”

Marianne van Paassen, locatiedirecteur Elsenburgschool (sbo) in Rijswijk:

‘Wederzijdse bewerkers­overeenkomsten sluiten’

“Wij hebben als speciale school veel contact met andere basisscholen, samenwerkingsverbanden en jeugdzorg om verwijzingen te doen. Voorheen spraken we met ouders af: ik bel X wel even, die ken ik goed. Maar je kunt geen informatie meer opvragen of uitwisselen zonder hun schriftelijke toestemming. Voortdurend vraag je je af: kan ik dit telefoontje plegen of deze mail versturen, of moet ik eerst toestemming hebben?
Wij werken op school veel samen met schoolmaatschappelijk werk, logopedie en oefentherapie. En we hebben ingehuurde docenten die hier muziekles of handvaardigheid geven. Zij voelen als rechtstreekse collega’s, maar voor de wet kunnen we niet zomaar informatie met hen delen. Ik sluit nu met alle externe partners én vaste medewerkers wederzijdse bewerkersovereenkomsten. Daarin leggen we vast hoe we omgaan met ons leerlingvolgsysteem, welke rechten en plichten daaraan kleven, dat mensen datalekken melden en hun wachtwoord niet opslaan op de computer. Wij hebben daarvoor het format van Parnassys meer schoolspecifiek gemaakt.
Veel leerlingen op onze school hebben een gezinsvoogd. Als de moeder aan het begin van het schooljaar getekend heeft en daarna is er een gezinsvoogd gekomen, is die handtekening dan nog geldig? Over deze kwesties gaan we in gesprek met de kwartiermaker.
Ik kon laatst een extern contact niet bereiken en de telefoniste zei: ‘Ik mag geen emailadressen meer geven’. Ik denk dat de AVG vertragend zal werken en dat zorgt wel voor extra werkdruk.”

Gepubliceerd op: 1 september 2018

Verschenen in

Thema's

Doelgroep(en)

Primair onderwijs

 

Deel dit artikel

Op naar een integrale aanpak (Ontschotting in het sociale domein)