U zit met bedrijfsvoeringvraagstukken, bijvoorbeeld over het inrichten van de planning- en controlcyclus, het opstellen van meerjarenbegrotingen, het volgen van de realisatie of het afl eggen van verantwoording. U wilt de financiële situatie van uw school of scholenorganisatie doorlichten. Wat zijn de fi nanciële gevolgen van een ander onderwijsconcept? Of misschien is de behoefte praktischer van aard en wilt u de periodecijfers doornemen met een ‘critical friend’, een jaarverslag opleveren dat voldoet aan de nieuwe eisen, het eigen vermogen onderbouwen, of een beleidsrijke leerlingen prognose formuleren.

Vragen die met de financiële huishouding en de verant woording daarvan te maken hebben, zijn doorgaans breed en per school of onderwijsorganisatie verschillend. De AVS beschikt over de expertise om u op diverse terreinen te adviseren en ondersteunen. Nieuwe regels voor en eisen aan fi nanciële verslaglegging en verantwoording vragen veel van de schoolleider, zowel op locatie- als bovenschools niveau. Daarom adviseert de AVS op de volgende terreinen:

Bedrijfsvoering
Om de onderwijsdoelen te realiseren is een adequate bedrijfsvoering op álle gebieden noodzakelijk. Dus naast een goede planning- en controlcyclus, moet een schoolleider ook beleid formuleren en instrumenten hanteren voor financiën, huisvesting, personeel, organisatie, materieel (inkoop), marketing & communicatie en ICT. De activiteiten die uit dit beleid voortkomen, neemt u op in een (meerjaren)begroting: het plandocument. Tijdens het activiteitenjaar houdt u de vinger aan de pols via een aantal ken- en stuurgetallen. Daarmee kunt u ook tussentijds een managementrapportage opstellen, die dus niet alleen over de boekhouding gaat. Jaarlijks verantwoordt u de gerealiseerde activiteiten en doelen in een jaarverslag (horizontale en verticale verantwoording) en evalueert u het beleid. De AVS staat u graag terzijde bij het realiseren van deze integrale benadering. Ook als u op delen van de planning- en controlcyclus hulp zoekt, kunt u een beroep doen op één van onze adviseurs.

Is de inrichting van de financiële organisatie van  uw school up to date?
Met name binnen relatief grotere onderwijsinstellingen kennen we vanuit de governance code een duidelijke formele verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Beginnend bij het onderwijzend personeel, teammanagers, schoolleiders en uiteindelijk het bestuur en de raad van toezicht. Op elk niveau is hierbij in meer of mindere mate ook sprake van een financiële verantwoordelijkheid, gekoppeld aan de primaire verantwoordelijkheid van de functie. De mate waarin u als bestuur of schoolleider het financiële reilen en zeilen van uw organisatie onder controle heeft, is sterk afhankelijk van de inrichting van uw fi nanciële organisatie. Wordt u bij de opstelling van de jaarlijkse begrotingen (jaarbegrotingen en meerjarenbegroting) goed ondersteund? Heeft u gedurende het jaar continu goed zicht op de uitputting van uw budgetten en zijn potentiële financiële risico’s goed afgedekt? Of wordt u naar uw gevoel toch te vaak overvallen door financiële tegenvallers, is uw vertrouwen in uw financieel beheer afgenomen en verloopt de jaarlijkse verantwoording naar bestuur of Raad van Toezicht moeizaam? Onze adviseurs helpen u graag om dit vertrouwen te optimaliseren. De adviseurs van de AVS hebben ruime ervaring en expertise ten aanzien van het financieel functioneren van kleine en grote onderwijsinstellingen. Na een compacte doorlichting, brengen zij samen met u het functioneren, de huidige en de gewenste inrichting van uw financiële functie in kaart en begeleiden u bij het doorvoeren van verbeteringen. Coaching rondom de belangrijke financiële ijkmomenten (begroting, tussentijdse rapportages en verantwoording) behoort hierbij vanzelfsprekend ook tot de mogelijkheden.

Begroten en budgetteren
Sinds de inwerkingtreding van de lumpsum blijkt dat veel directeuren en schoolbesturen problemen hebben met het opstellen  van de (meerjaren)begroting. U heeft bijvoorbeeld een schoolplan, maar hoe maakt u daar een (meerjaren)begroting  bij? Hoe neemt u investeringen op in zo’n begroting? Kan uw formatieplan er ook onderdeel van uitmaken? En het groot onderhoud of uitbreiding van het gebouw? De AVS kan u ondersteunen en begeleiden bij de opstelling van de noodzakelijke begrotingen. Zie ook de eendaagse training ‘Leren begroten en budgetteren’,

Verantwoording en verslaglegging
In 2008 zijn de regels omtrent de jaarverslaglegging gewijzigd. Hoe moet uw nieuwe jaarverslag eruitzien? Wat moet er minimaal in? Wie leest dat eigenlijk allemaal? En moet u met al die verschillende lezers rekening houden? De AVS biedt ondersteuning aan bij het invoeren van zowel horizontale als verticale verantwoording in uw school(organisatie).

Het vermogen van een schoolbestuur
Schoolbesturen worden geacht beleid te hebben geformuleerd op hun vermogen. Waarvoor is het bedoeld, wat is de omvang ervan en wat zijn de risico’s? Ook het niveau van de voorzieningen speelt hierbij een rol. De commissie Don heeft over dit vermogensbeleid eind 2009 advies uitgebracht. Onder andere accountants van Price Waterhouse Coopers ontwikkelden een denkmodel om de omvang van het eigen vermogen te kunnen onderbouwen. Daarbij wordt de waarde van de vaste activa, de afschrijvingen, de risico’s en het (weerstands)vermogen betrokken. De uitvoerige aandacht van de AOb voor het onderwerp ‘Hoe rijk is mijn schoolbestuur?’ heeft veel onrust bij bestuurders veroorzaakt, omdat ze niet zo goed wisten hoe ze met de vragen hierover om moesten gaan. Sinds 1 januari 2010 is een nieuwe regeling Beleggen en Belenen van kracht geworden. Wat zijn hiervan de gevolgen voor het liquiditeitsbeheer? Een adviseur helpt een schoolbestuur de diverse balansposten goed in kaart te brengen: de onderbouwing en omvang van de (vaste) activa, het weerstandsvermogen, de omvang van de diverse voorzieningen en uw liquiditeitsbeheer. Waar liggen de (financiële) risico’s en hoe kunt u daarmee omgaan?

Risicomanagement
Financiële tegenvallers kunt u niet alleen voorkomen door een goede borging van uw planning en control structuur (begroting, tussentijdse rapportages en verantwoording). Als schoolleider of bestuurder moet u ook een goed gevoel ontwikkelen voor de risico’s waar uw onderwijsorganisatie mee te maken kan krijgen. Zo kunt u hierbij denken aan de effecten van onverwachte schommelingen in uw leerlingaantallen of van beleidswijzigingen vanuit het rijk met directe effecten op de bekostiging. Ook de gevolgen voor onderwijs en financiën voortkomend uit personele aangelegenheden zijn van belang. Het spreekt natuurlijk voor zich dat u fi nanciële risico’s of risico’s in de uitvoering zoveel mogelijk probeert te beperken. Bij het beperken of beheersen van uw risico’s kunt u denken aan:

• Zorg dragen voor voldoende eigen vermogen om tegenvallers op te vangen (natuurlijk binnen de kaders van de commissie DON);
• Zorg dragen voor een actief risicobewustzijn in uw organisatie;
• Zorg dragen voor borging van de continuïteit van het onderwijs;
• Zorg dragen voor borging van de continuïteit van de voorzieningen (huisvesting);
• Actief managen van de mogelijke negatieve effecten van bepaalde risico’s.

Kortom, het zo optimaal mogelijk beperken van de (financiële) gevolgen van de risico’s ten aanzien van uw beleid en uitvoering. Risicobeheer is geen eenmalige gebeurtenis, maar een actief en integraal deel van uw jaarlijkse planningscyclus. Risicomanagement  dient dan ook onderdeel uit te maken van het financieel management van een professionele onderwijsorganisatie. Elke onderwijsorganisatie is echter uniek en kent een eigen risicoprofiel. De adviseurs van de AVS ondersteunen u graag bij het inzichtelijk krijgen van uw specifi eke risico’s, bij het afdekken van deze risico’s  en bij het invoeren en borgen van een voor uw organisatie functioneel passend risicobeheer.

Investeringsanalyses en business cases
Met de komst van lumpsumfi nanciering is het investeringsrisico duidelijk verschoven van het rijk naar de individuele onderwijsinstellingen of het bovenschools bestuur. Grootschalige investeringen (ICT / inrichting en meubilair / huisvesting) vragen dan ook om een gedegen afweging vanuit een langetermijnperspectief en vermogensbeheer (solvabiliteit en liquiditeit). Vragen waar u als schoolleider of bestuurder voor komt te staan, zijn onder andere:

- Passen de kapitaallasten van deze investering wel in de begroting (nu en in de toekomst)?
- Welke risico’s zijn hierbij aan de orde?
- Welk effect heeft dit op onze vermogenspositie?
- Kunnen we wellicht beter huren in plaats van kopen?
- Wegen de baten wel op tegen deze lasten?
- Tast ik met deze investering de lange termijn financiële duurzaamheid van mijn organisatie niet aan?

Kortom, is het verstandig en kan het?
De adviseurs van de AVS hebben ruime ervaring en expertise ten aanzien van het begeleiden van deze vorm van besluitvorming en van het opstellen van integrale business cases (beleid en financiën). Zij begeleiden u graag in zowel de voorbereiding van de besluitvorming, alsook in de monitoring van de uitvoering (opzet en borging van projectcontrol).

Beleidsrijke prognoses
Scholen hebben behoefte aan (meerjaren) leerlingenprognoses. Nu al is er sprake van signifi cante leerlingenteruggang in diverse delen van Nederland (Limburg, Achterhoek, Groningen, Friesland, Zeeland). Op grond van CBS-cijfers is te voorzien dat binnen ongeveer acht jaar deze terugloop een landelijke ontwikkeling is. De gevolgen zijn ingrijpend en werken door op terreinen van het onderwijsaanbod binnen de gemeente (scholen sluiten of fuseren): van bekostiging, behoefte aan personeel, huisvesting en inrichting (vervanging meubilair en OLP). De gemeente maakt vrijwel altijd gebruik van een door de VNG ontwikkeld prognosemodel. Dat model kent zijn beperkingen, dus in sommige situaties is het verstandig om de gemeente met een eigen prognose tegemoet te treden. Ook voor interne sturing is een betrouwbare prognose onmisbaar. De omvang van de rijksvergoeding is er direct van afhankelijk en u kunt er het aantal leerkrachten dat op de school nodig is mee ramen. Het aantal groepen leerlingen kan ermee worden bepaald. Het is dus belangrijk om over betrouwbare prognoses te beschikken.

Een adviseur kan u helpen bij het opstellen van een beleidsrijke prognose van elk van uw scholen op basis van de leeftijdsopbouw per school(locatie) en de gemeentelijke en CBS-prognose. Het resultaat is een beleidsadvies over uw personeel en huisvesting.

Verandermanagement
Het leidinggeven aan een onderwijsorganisatie, betekent leidinggeven aan professionals. Als alles goed gaat, kan het de mooiste baan zijn van de wereld, maar als ombuigingen of aanpassingen in beleid nodig zijn, zijn deze  veranderingsprocessen vaak erg taai en moeizaam. Ondanks het feit dat menig schoolleider of bestuurder zich bekwaamd heeft in het aansturen en begeleiden van deze veranderingsprocessen, is het soms raadzaam om externe coaching of ondersteuning te zoeken. Zeker daar waar het veranderingen betreffen in de bedrijfsvoering met directe of indirecte implicaties voor het onderwijs, is het cruciaal de juiste toonzetting en verhouding te vinden tussen enerzijds uw basisproces (en de eigenstandige verantwoordelijkheid hierin van uw leerkrachten en anderzijds uw ondersteunend proces. Vanuit hun vakinhoudelijke achtergrond en expertise bestaat bij de adviseurs van de AVS zeer ruime ervaring in het aansturen, begeleiden of coachen van veranderingsprocessen. Graag werken wij samen met u en betrokken medewerkers zowel inhoudelijk als procesmatig toe naar de beoogde en gewenste verandering in uw organisatie.

Contactpersoon: John G. de Leeuw, via j.deleeuw@avs.nl [1]